STOCK OPNAME

 

STOCK OPNAME

            Stok opname adalah penghitungan fisik barang secara langsung untuk mengetahui kebenaran catatan pembukuan. Untuk mengetahui barang sebenarnya jumlah inventari yang ada, setiap 1 bulan sekali harus diadakan stock opname inventari di sebuah perusahaan atau toko. Hal ini untuk mengantisipasi terjadinya kekurangan inventaris yang menghambat operasional perusahaan atau toko.

1.      Tujuan stock opname

Sebuah toko atau perusahaan melakukan stock opname dengan tujuan, sebagai berikut.

a.       Untuk mengetahui bahwa stok yang tercatat di computer adalah sama dengan stok nyata

b.      Untuk mengetahui jumlah persediaan stok baran gdi toko dengan cepat, karena data stok yang disajikan program sudah valid.

c.       Untuk merekap data barang-barang yang hilang, sehingga kita bias dengan mudah mengantisipasi agar tidak terultang.

            Dengan melakukan kegiatan stock opname, maka akan diperoleh manfaat :

a.       Bisa membandingkan nilai persediaan thaun ini dengan tahun sebelumnya apakah naik ataukah turun, sehingga kita bias mengetahui perkembangan usaha. Cara ini termasuk cara menilai perkembangan usaha secara sederhana karena hanya menilai dari perkembangan asset tanpa peduli besarnya utang yang timbul dari perkembangan aset tersebut.

b.      Bias mengetahui jumlah persediaan sehingga bias menjadi bahan pertimbangan semisal jika kita ingin mengajukan pinjaman ke bank.

c.       Bias digunakan untuk HPP ( harga pokok penjualan ) pada pembuatan laporan keuangan secara fisikal

d.      Bisa di jadikan sebagai alat untuk mencocokkan data dan menghitung apakah ada barang yang hilang.

2.      Waktu pelaksanaan stock opname

Menjalankan stock opname juga harus ditentukan waktunya. Berikut yang bias dijadikan acuan dalam menentukan waktu stock opname.

a.       Secara berkala tahunan ( akhir tahun )

Biasanya stock opname dilakukan di akhir tahun karean berhubungan dengan pembuatan laporan keungan di tahun yang baru.

b.      Secara berkala bulanan, triwulan atau satu semester ( setengah tahun )

Hal ini ditentukan tingkat urgenitas (kepentingan) dan kemampuan dalam melakukan stock opname. Semakin banyak barang, seharusnya jarak waktu stock opname juga harus semakin lama. Agra pekerjaan kita sehari-hari tidak habis hanya untuk melakukan stock opname.

c.       Stock opname juga bias dilakukan di sela-sela hari kerja

Akan tetapi yang di-stock (dihitung) hanya sebagian barang saja. Hal ini hanya bisa dilakukan jika anda sudah punya sistem computer yang baku.

d.      Jangan melakukan stock opname di waktu peak season (waktu laris), karean selain susah (kalua toko tidak tutup), juga akan disayangkan kalua toko harus tutup, karena kemungkinan kita bisa mengalami kerugian yang cukup banyak.

3.      Cara melakuakn stock opname

            Saat anda melakuakn stock opname, maka kegiatan ini akan memakan waktu anda untuk beberapa saat, bisa satu hari, tiga hari atau bahkan satu minggu., proses ini biasanya (dan seharusnya), dilakukan salam keadaan toko anda tuutp atau tidak sedang melakukan penjualan dan pembelian. Kenapa ahrus begitu? Karean tidak mungkin anda menghitung sebuah barang, dan belum sempat dibukukan (dicatat) ternyata barang tersebut sudah laku (atau berkurang). Sehingga anda harus mengulangi perhitungan lagi. Artingnya semakin lama toko anda tutup atau anda tidak melakukan kegiatan perdagangan anda, maka kemungkinan susutnya pendapatan anda akan semakin besar.

            Sebaiknya stock opname tidak dilakukan di saat hari-hari peak season (laris) atau saat turn over barang anda di Gudang tinggi. Untuk mengurangi kerugian yang disebabkan tutupnya usaha dikarenakan lamanya melakukan stock opname, beberapa pengusaha melakukan pencatatan stock opname secara elektronik. Hal ini akan menghemat banyak waktu sekaligus meningkatkan keakuratan perhitung dibandingkan dengan cara manual yang seperti biasanya.

            Dengan menggunakan alat semacam stock scanner, maka petugas stock take tinggal men-scan barcode barang (atau kalau tidak ada, memasukkan kode barang melalui keypad-nya) dan kemudian memasukkan jumlah yang dihitung.

Kelebihan menggunakan alat ini, antara lain:

a.       Lebih cepat dalam pengerjaan merekap jumlah.

b.      Lebih akurat dalam pemilihan barang (tidak salah mengartikan nama barang).

c.       Lebih tidak ribet (tidak pakai kertas)

d.      Lebih fleksible (jika ditransfer di program computer atau dicetak hasilnya)

            Kemudian proses stock opname ini bisa lebih cepat lagi, jika anda menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi (semacam armadillo accounting). Anda bisa mendownload hasil stock di mesin scanner stock anda ke dalam program computer

4.      Dokumen stock opname

            Dokumen yang dimaksud pada artikel kali ini adalah dokumen yang diperlukan saat perusahaan/entitas usaha melaksanakan stock opname. Dokumen tersebut di antaranya adalah:

a.       Kartu barang/kartu persediaan

Dokumen ini memberikan informasi spesifik terkait pergerakan suatu barang sejenis. Dokumen ini diperkukan pada saat karyawan ingin melihat aktivitas suatu barang dengan mudah karena khusus menyediakan informasi tentang suatu barang tertentu.

b.      Bukti barang masuk

Bukti barang masuk adalah catatan yang berisi informasi tentang supplier mana barang barang berasal, harga awal dan  kategori lainnya yang dimiliki suatu barang dan dapat digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang ada di Gudang.

c.       Bukti barang keluar

Bukti catatan barang keluar adalah catatan yang berisi informasi tentang tanggal, jumlah, harga dan kemana barang persediaan tersebut berpindah tangan alias dijual.

d.      Bukti keluar masuk barang

Di zaman teknologi sekarang ini sudah banyak tersedia berbagai macam aplikasi (software) computer untuk menunjang kemudahan dalam pencatatan, penyimpanan, dan penghitungan transaksi akuntansi pada perusahaan.

Gambar berikut menunjukkan dokumen yang menggambarkna dan menyajikan informasi lengkap tetang keluar masuknya barang pada suatu periode. Dokumen ini digunakan pada saat ingin melihat data pencatatan barang yang masuk atau keluar secara lengkap dibandingkan dengan kedua dokumen sebelumnya.

e.       Kartu count tag

Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan pada saat terjadi pelaksanaan stock opname. Kartu ini akan menyediakan informasi tentang nama barang, tipe abrang lokasi barang dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan, tanda tangan orang Gudang non Gudang, dan auditor. Pada pelaksanaannya, baisanya kartu count tag ini dibuat dua rangkap, yaitu yang asli diberikan kepada team admin dan yang copy di tempelkan di barnag yang sudah dihitung.

5.      Pentingnya melakukan stock opname

            Stock opname sangat penting dilakukan oleh semua perusahaan. Konsep stock opname ini penting untuk dipahami, bukan hanya bagi mereka orang Gudang atau logistic yang terlibat secara teknis, tapi juga penting bagi mereka di level senior terutama bagi divisi accounting untuk memastikan bahwa stock di lapangang sudah sesuai dengan sistem.

            Bagi perusahaan yang menggunakan konsep persedian perpetual, ada kemungkinan mereka berpikir bahwa setiap mutase stock sudah tercatat dalam setiap transaksinya. Tetapi ada beberapa kejadian yang tidak bisa terekam dalam metode perpetual ini, antara lain:

a.       Persedaian scrap

Sisa-sisa bahan baku yang tidak bisa digunakan lagi, tetapi ada nilainya entah itu didaur ulang atau dijual kepada pihak lain. Jika suatu saat nanti anda menangani perusahaan jewelry (perhiasan, khususnya emas dan perak). Anda akan tahu bahwa nilai scrap di wilayah ini sangat material. Dari mana bisa tahu beberapa ada scrap inventory jika tidak melakukan penghitungan fisik (ditimbang/diukur/dihitung)?

b.      Persediaan kadaluwarsa (obsolete inventory)

Khususnya di perusahaan-perusahaan pengolahan makanan/minuman, termasuk di distributor dan pengecer, potensi nilai persediaan barang kadaluwarsa (obsolete) sangat tinggi. Obsolete inventory tidak bisa diketahui hanya dengan melihat data perpetual, perlu melakukan penghitungan fisik (physical count) untuk mengetahui angka pastinya.

c.       Persediaan rusak dalam penyimpanan (damaged/broken inventory)

Khususnya barang-barang yang bersifat tidak ‘fast-moving’ (butuh waktu lama untuk habis terjual) kemungkinannya rusak dalam penyimpanan (apalagi yang memiliki karakter fisik khusus: tidak tahan lembap, tidak tahan susu dingin, dan sebagainya), tergolong tinggi. Sebagus-bagusnya Gudang penyimpanan, yang Namanya barang rusak tidak bisa dihindari. Barang rusak dalam penyimpanan tidak terekam dalam catatan sistem perpetual sampaiu dilakukan perhitungan fisik (stock opname).

d.      Persediaan tercuri (stolen inventory)

Persediaan tercuri tidak bisa diketahui hanya dengan melihat kartu stock dan catatan dari sistem perpetual. Jika ada yang berpikir bahwa potensi barang hilang di Gudang adalah kecil, coba bayangkan persedian jewelry yang terbuat dari precious metal/stones (emas, perak, berlian, Mutiara), fisik barangnya kecil tetapio nilainya tinggi, sangat rentan terhadap pencurian/penggelapan. Hal-hal tersebut tentunya hanya bsia diketahui pada saat dilakukannya stock opname. Maka dari itu, penting untuk melakukan stock opname secara rutin baik itu bulanan, triwulan, semesteran, maupun tahunan.

6.      Tim stock opname

            Untuk menjalankan proses stock opname dibutuhkan sebuah tim karena pasti tidak mungkin menjalankannya seorang diri. Komposisi tim yang diperlukan, antara lain:

a.       Tim penghitung

Tim penghitung ini minimal terdiri dari dua orang. Dua orang ini harus diisi oleh satu orang Gudang dan satu orang accounting. Tujuannya adalah supaya orang Gudang menghitung stock-nya dan orang accounting memastikan bahwa stock sudah sesuai antar fisik dengan hitungan orang Gudang. Tugas tim penghitung ini lebih ke perhitungan fisik dan menempelkan stiker pada stock yang telah dihitung. Stock yang sudah dihitung perlu diberi tag stiker agar tidak terjadi dobel perhitungan.

b.      Tim tag/stiker

Terdiri dari beberapa orang yang khusus menangani tag atau stiker. Dengan dikoordinasikan oleh seorang supervisor, tim ini bertanggung jawab untuk mendistribusikan tag/stiker yang akan digunakan dalam penghitungan fisik. Setiap tag dikeluarkan/diserahkan kepada anggota tim penghitung, dicata pada spreadsheet. Dengan kata lain, setiap tag yang dikeluarkan sudah dialokasikan untuk ditempelkan di rak/block rak yang pasti. Berikutnya, tim ini bertanggung jawab untuk memastikan tag kembali dalma jumalh yang sama seperti pada saat dikeluarkan. Saat tag masuk kembali, mereka isi tick mark di spreadsheet. Jika sudah benar, maka tag diserahkan ke tim input data.

c.       Tim input

Terdiri dari dua kelompok, yaitu:

1)      Kelompok pertama, bertugas menjumlahkan quantity barang di atas tag (yang kembali dari tim perhitungan dan tag). Di samping itu, kelompok pertama ini juga bertugas membandingkan antar kode barang yang ada di spreadsheet dengan kode barang yang ada di atas masing-masing tag. Setelah quantity dijumlah dengan benar, tag diserahkan ke kelompok kedua.

2)      Kelompok kedua, terdiri dari beberapa orang data entry yang bertugas memasukan angka-angka quantity, maka petugas data entry memasukan data secara bertahap juga. Setiap kelompok tag yang kembali datangnya dimasukkan ked alma computer (spreadsheet). Kelompok tag yang datanya telah dimasukkan distempel dengan tanda “telah di-input”, tag-nya diikat menjadi satu untuk disimpan di tempat terpisah. Setelah semua kelompok tag angkanya dimasukkan, maka data input (yang di-spreadsheet) di-sort per kode barang, lalu di subtotal. Selanjutnya mereka membandingkan antar data persediaan yang ada spreadsheet asli dengan spreadsheet hasil penghitungan fisik. Jika ada perbedaan, mereka perlu memberi tahu tim penghitung, untuk dilakukan penghitungan ulang (sebagian atau keseluruhan).

7.      Prosedur stock opname

            Tidak semua perusahaan melakukan stock opname dengan prosedur yang sama, karena harus disesuaikan dengan keadaan besar/kecilnya perusahaan dan jumlah persediaan barang yang dimiliki, berikut ini adalah contoh prosedur stock opname pada perusahaan yang cukup besar.

a.       Persiapan

Sebaiknya diberikan tempo beberapa hari untuk melakukan technical meeting sebelum melakukan dengan tujuan semua pihak yang terkait dalam melakukan stock opname bisa paham dan mengerti sejumlah prosedur dan aturan yang berlaku bahkan mungkin peralatan yang dibutuhkan seperti dokumen atau alat pembantu lainnya. Berikut persiapan yang dilakukan:

1)      Pemberitahuan kepada supplier supaya tidak mengirimkan barang selama stock opname

2)      Pemberitahuan kepada customer sehingga tidak ada pergerakan barang saat berlangsung stock opname

3)      Tim lapangan bertugas sebagai tim yang melakukan perhitungan fisik secara langsung. Petugas harus berasal dari gabungan karyawan Gudang dan nongudang

4)      Tim admin bertugas untuk menyiapkan dan mendistribusikan kecocokan count tag dari tim lapangan dengan melakukan data entry

5)      Pembentukan dua petugas/tim stock opname, yaitu sebagai coordinator dan tim lapangan

6)      Pastikan semua dokumen penerimaan dan pengeluatan sudah selesai di-input ke dalam sistem sebelum dipatenkan menjadi data persediaan

7)      Count tag di buat dua rangkap dan dipisahkan untuk masing-masing tim di lapangan, yaitu asli diserahkan ke tim admin setelah diisi dan kopiannya ditempelkan di barang yang sudah dihitung.

b.      Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan sebagai berikut.

1)      Tim lapangan mengambil count tag

2)      Tim lapangan melakukan perhitungan fisik. Count tag ditandatangani oleh minimal 2 orang yaitu tim Gudang dan nongudang serta auditor eksternal jika ada

3)      Count tag yang selesai dilengkapi (diisi) dikembalikan ke tim admin

4)      Tim admin mengecek kelengkapan pengisian dan perhitungan count tag

5)      Tim admin melakukan data entry

6)      Coordinator stock opname melakukan follow up

7)      Tim lapangan yang lain melakukan perhitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih dengan membawa count tag asli

8)      Hasil perhitungan dimasukkan ke dalam sistem tim admin

9)      Jika terjadi selisih dimasukkan ke dalam sistem tim admin

c.       Pencatatan hasil stock opname

Tahapan ini meliputi kegiatan berikut.

1)      Ketika prosedur sudah selesai dan disetujui oleh manajer/direktur yang berwenang maka hasilnya dimasukkan (posting) ke sistem supaya catatan dan keadaan barang yang tersedia sama jumlahnya

2)      Dibuatkan berita acara sebagai bukti stock opname telah selesai dilaksanakan yang ditandatangani oleh bidang finance/accounting dan Gudang/inventori manager.

 

 

8.      Metode penyusunan laporan stock opname

            Terdapat dua sistem atau metode yang sering digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang memengaruhi persediaan, yaitu sistem fisik (physical inventory system) dan sistem perpetual (perpetual inventory system).

a.       Sistem fisik (physical inventory system)

Sistem persediaan fisik atau periodic adalah sistem di mana harga pokok penjualan dihitung secara periodic dengan mengandalakn semata-mata pada perhitungan fisik tanpa menyelenggarakan catatan hari ke hari atas untuk yang terjual atau yang ada di tangan.

Sistem fisik digunakan untuk menentukan jumlah kuantitas persediaan barang dan dilakukan pada akhir periode akuntasin.

Ciri-ciri sistem fisik atau periodic adalah sebagai berikut.

1)      Pemasukan dan pengeluaran persediaan tidak dicatat dan tidak diperhitungkan dalam suatu catatan tertentu.

2)      Pembelian barang dicatat dengan mendebit rekening pembelian bukan persediaan barang

3)      Perhitungan persediaan akhir sekaligus digunakan untuk perhitungan harga pokok penjualan dengan menggunakan jurnal penyesuaian

Sistem ini cukup sederhana dan mudah diterapkan, tetapi kurang baik untuk pengawasan persediaan, karean kekurangan persediaan yang hilang tidak dapat dideteksi dan manejemen tidak memiliki alat untuk mengetahui jumlah persedian setiap saat.

b.      Sistem perpetual (perpetual inventory system)

Sistem persediaan perpetual adalah suatu sistem yang menyelenggarakan pencatatan terus-menerus yang menelusuri persediaan dan harga pokok penjualan atas dasar harian. Perkiraan persediaan didukung dalam kartu-kartu pembantu persediaan (kartu persedian). Kartu persediaan digunakan untuk mencatat transaksi setiap jenis persediaan, memuat nama barang, tempat penyimpana barang, dan kode barang. Kolom-kolom yang dipakai untuk mencatat transaksi adalah tanggal, pembeliaan (pemasukan), penjualan (pengeluaran), dan sisa atau saldo persediaan

Ciri-ciri pengelolaan persediaan dengan sistem perpetual adalah sebagai berikut.

1)      Setiap terjadi pembelian barang dicatat dengan mendebit rekening persediaan barang.

2)      Setiap terjadi pengeluarang barang (penjualan) dicatat mengkredit persediaan sejumalh harga pokok penjualan

3)      Setiap saat dapat diketahui jumlah kuantitas sisa atau saldo persediaan

Sistem perpetual memudahkan dalam penyusunan neraca dan laporan perhitungan laba rugi karena penentuan persediaan akhir tidak perlu lagi menghitung fisiknya tetapi perhitungan fisiknya tetap dilakukan untuk tujuan pengawasan terhadap persediaan barang.

Perbedaan pencatatan transaksi persediaan barang pada metode fisik dan perpetual secara rinci pada tabel berikut:

 

Transaksi	Metode Fisik	Metode Perpetual
Pembelian	Pembelian Utang dagang/kas	Persediaan barang Utang dagang kas
Pembayaran biaya angkut pembelian	Beban angkut pembelian Kas	Persedian barang dagangan Kas
Penjualan	Kas/piutang dagang penjualan	Kas/piutang dagang Penjualan (Menurut harga jual) Harga Pokok Penjualan Persediaan barang dagangan (Menurut harga pokok)
	Utang dagang/kas Retur pembelian & PH	Utang dagang/kas Persediaan barang dagangan
Retur penjualan & potongan harga	Retur penjualan & PH Kas/Piutang dagang	Retur penjualan & PH Kas/piutang (Menurut harga jual) Persediaan barang dagangan HPP (Menurut harga pokok/perolehan)
Pembayaran utang dalam periode/masa potongan	Utang dagang Potongan pembelian Kas	Utang dagang Persediaan barang dagang Kas
Penerimaan piutang dalam periode/masa potongan	Kas Potongan penjualan Piutang dagang	Utang dagang Persediaan barang dagang Kas
Pembayaran biaya angkut penjualan	Beban angkut penjualan Kas	Beban angkut penjualan Kas
Perhitungan HPP	Seperti yang dijelaskan di atas	HPP akan dihitung berdasarkan kartu persediaan barang
Penyesuaian persediaan akhir	Ikhtisar L/R Persediaan barang dagang Persediaan barang dagang Ikhtisar L/R	Tidak perlu penyesuaian kecuali jika terdapat koreksi yang perlu disesuaikan

 

Berikut ini adalah ilustrasi jurnal untuk system perpetual dan system periodic, namun belum mencakup seluruh transaksi berkaitan dengan persediaan, seperti pembayaran ongkos angkut, penerimaan dan pemberian diskon.

 

Transaksi		Sistem Dapodik				Sistem Perpetual
1	Membeli barang dagangan secara kredit 10.000	Pembelian Utang	10.000	10.000	Pers. Barang dagang Utang		10.000	10.000
2	Retur pembelian	Utang Retur Pembelian	500	500	Utang Pers. Barang dagang		500	500
3	Terdapat barang yang dijual. Harga jual 4.000 dan HP bang 1.500	Piutang/kas Penjualan	4.000	4.000	Piutang/kas Penjualan		4.000	4.000
4	Pada akhir tahun	Mutlak harus dilakukan inventarisasi fisik karena tanpa adanya inventarisasi fisik barang, tidak dapat diketahui persediaan yang ada			Tanpa inventarisasi sudah dapat diketahui persediaan, namun inventarisasi perlu dilakukan
	Misalkan menurut perhitungan fisik pada akhir tahun saldo persediaan 200 dan pada awal tahun 150	Ikhtisar L/R Pers. Barang dagangan Pers. Barang dagangan Ikhtisar L/R	150     200	150       200	Jika hasil inventarisasi fisik tidak sama dengan saldo rekeniing persediaan, perusahaan perlu membuat jurnal, jika sama tidak perlu membuat jurnal