KEAMANAN TOKO DAN MEMINIMALKAN RESIKO KERUGIAN SESUAI SOP

 

KEAMANAN TOKO DAN MEMINIMALKAN RESIKO KERUGIAN SESUAI SOP

 

A.     Kegiatan Menjaga Keamanan Toko

1.       Teknik dalam pencurian

Teknik yang dilakukan pencurian biasanya seperti di bawah ini, maka kita harus mengetahuinya agar kita dapat lebih mudah memantau produk dari orang seperti:

a.       The booster. Biasanya menggunakan kantung/kotak yang disembunyikan di dalam baju di mana barang yang dicuri bisa didorong secara urut di dalam kotak/kantong itu.

b.       The diverter. Dilakukan secara berkelompok di mana ada yang mengalihkan perhatian karyawan toko saat rekannya melakukan pencurian. Missal; mengajak ngobrol, menarik perhatian atau meminta sesuatu sehingga karyawan harus mangambil di tempat lain/Gudang.

c.       The blocker. Menghalangi pendangan karyawan atau pantauan kamera saat rekannya melakukan pencurian

d.       The sweeper. Menyapu bersih semua barang sehingga terkesan tioko tidak menjual atau stoknya kosong.

e.       The walker. Meletakkan barang curian di antara kedua paha. Biasanya menyamar sedang hamil.

f.        The wearer. Barang-barang yang dicuri langsung dipakai/dimakan, bila ada pengamanan dibuang secara paksa

g.       Carrier walk. Mengambil barang dengan jumlah besar dengan menunjukkan bukti pembayaran palsu dan melewati kasir seakan-akan barang telah dibayar.

h.       Price changer. Mengubah label harga dari yang mahal ke murah.

2.       Pencegahan pencurian

Untuk mencegah agart tidak terjadi pencuran barang dalam toko, maka phak toko dapat melakukan tindakan pencegahan sebagai berikut.

a.       Solusi untuk pencurian oleh konsumen

Untuk mencegah terjadinya pencurian yang dilakukan oleh konsumen, maka pihak toko dapat melakukan kegiatan berikut.

1)      Menggunakan CCTV, monitor dipasang di area toko minimarket dan supermarket sehingga bisa digunakan untuk pengawasan.

2)      Memasang stiker memberitahukan bahwa toko atau minimarket diawasi CCTV. Hal ini dibutuhkan unutk membuat calon pencuri aware terhadap keamanan toko minimarket, supermarket, dan menghilangkan niat mencuri.

3)      Apabila memungkinkan maka konsumen harus menitip jaket dan barang bawaan di tempat khusus

4)      Pada jam ramai (11.30-13.00 dan 17.00-20.00) tempatkan pegawai pada Lorong barang-barang yang rawan hilang.

5)      Barang-barang dengan nilai yang mahal dipajang pada rak di belakang kasir.

6)      Barang yang di-display di rak hanya merupakan gimik saja/bungkus saja. Baisanya untuk produk berharga mahal.

7)      Berikan SOP pada pegawai untuk selalu memberikan apaan kepada setiap konsumen yang masuk toko minimarket/supermarket atau berpapasan di rak. Dengan sapaan maka calon pencuri akan merasa di awasi.

8)      Bila memungkinkan gunakan sticker sensor (RFID) pada barang-barang dengan nilai tinggi.

b.       Solusi untuk pencurian oleh karyawan toko

Untuk mencegah terjadinya pencurian yang dilakukan oleh karyawan, maka pihak toko dapat melakukan kegiatan berikut.

1)      Gunakan sistem scanner dan barcode pada kasir.

2)      Pada awal dan akhir shift kerja, lakukan pengecekan tas, barang bawaan , dan tubuh pegawai.

3)      Sediakan loker penyimpanan tas khusus untuk karyawan.

4)      Semua barang yang dibeli di toko minimarket dan supermarket oleh pagawai harus ada struknya sebagai bukti bahwa produk dibeli bukan dicuri

5)      Selalu lakukan rotas pada orang-orang dalam shift. Karena bekerja dengan orang yang sama bisa mempermudah untuk kerja sama pencurian.

6)      Tetapkan kapasistas maksimal display, sehingga bisa ada barang yang berkurang di rak bisa langsung terdeteksi.

7)      Lakukan penghitungan untuk 10 barang yang paling sering hilang pada setiap shift.

8)      Gunakan sistem reward dan punishment untuk nilai barang hilang di toko minimarket dan supermarket. Buat standar minimun tertentu yang ditanggung oleh perusahaan. Selebihnya dibebankan kepada pegawai. Namun bila pegawai berhasil menjaga barang hilang di bawah batas maka mereka layak dapatkan reward.

c.       Solusi untuk pencurian oleh sindikat pencuri

Untuk mencegah terjadinya pencurian yang dilakukan oleh sindikat pencuri, maka pihak toko dapat melakukan kegiatan berikut.

1)      Gunakan sistem kamera, cermin, label elektronik, dan tanda pemberitahuan.

a)       Kamera

Secara umum, ada tiga jenis kamera, yaitu:

(1)    Kamera hidup. Kamera hidup sering dipasang pada dinding atau plafon toko yang terlihat oleh semua orang yang belanja dan karyawan toko. Perangkat ini bisa diam dan bisa berputas sedangkan monitornya berupa televisi yang ada di ruangan kantor manajer toko yang dapat melihat gerak-gerik orang yang sedang berbelanja. Contoh: kamera pengawas/CCTV yang memiliki kelebihan:

(a)    Dapat diakses di mana pun dan kapan pun

(b)    Mengawasi secara langsung

(c)    Merekam 24 jam nonstop setahun

(d)    Dapat berfungsi sebagai alarm membunyikan sirene saat terdeteksi adanya kejadian yang tidak diinginkan

(e)    Dapat memantau 16 kamera dalam 1 monitor

(f)     Memiliki teknologi triplex

(g)    Hasil rekaman dapat diperbanayk dan pindahkan

(2)    Kamera tersembunyi. Kamera ini tersembunyi dan dihubungkan dengan VCR. Sistem ini khusus untuk meneliti area toko; di mana pencurian diduga bisa terjadi. Jika tercatat suatu pencurian, maka rekaman bisa diputar kembali setiap saat yang dapat memperlihatkan jalannya pencurian barang tersebut

(3)    Dummy camera. Dummy camera ini harganya tidak mahal di bisa dipakai di toko kecil. Kamera ini semata-mata merupakan kamera bohong-bohongan.

(4)    Cermin. Banyak digunakan di toko-toko besar umumnya cermin cembung diletakkan di posisi tertentu yang strategis.

(5)    Label elektronik. Dipasang pada barang yang berbentuk RFID (radio frequency identification) biasanya dipasang di baju, sepatu, dan celana, jika dicuri atau dibawa keluar toko, RFID belum dilepas maka alarm akan berbunyi.

(6)    Tanda pemberitahuan. Informasi tertulis dicantumnkan dengan jelas bahwa di toko tersebut terdapat alat keamanan, serta kamera pengintai dapat ditulis dalam bentuk penulisan seperti “ segala bentuk pencurian akan dilaporkan pada pihak berwajib “

2)      Kunci pintu tidak boleh dipegang oleh 1 orang. Sebaiknya disebar ke 2 orang dengan jabatan berbeda

3)      Pastikan standar SOP untuk pencuian toko minimarket dan supermarket

 

 

 

 

B.      Pencegahan Shrinkage melalu pengontrolan barang

Salah satu penyebab shrinkage adalah kegagalan sistem atau kesalahan pencatatan. Untuk itu, agar tidak terjadi shrinkage dapat dilakukan kegiatan pengontrolan stok barang. Sebagai berikut.

1.       Stok barang yang paling mudah untuk hilang

Seorang peritel harus bisa menggolongkan barang-barang apa saja yang sangat mudah untuk hilang. Harus dipastikan bahwa barang-barang itu memang benar-benar bisa mengalami kehilangan, biasanya barang-barang yang mudah hilang adalah barang yang kecil atau mudah untuk disembunyikan. Barang-barang itu biasanya adalah barang-barang yang jauh dari pengawasan mata penjaga toko atau CCTV. Seorang peritel harus bisa menggolongkan semua barang itu dengan benar agar tidak terjadi selisih dengan barang yang lain.

2.       Stok barang yang mahal

Barang yang mahal adalah barang yang bisa dipastikan untuk mudah hilang, apalagi jika barang itu dalam ukuran yang kecil, maka kita harus bisa berjaga-jaga agar barang itu tidak mengalami kehilangan. Karean barang yang mahal adalah faktor yang menentukan kelangsungan usaha, jika memang sudah terjadi kehilangan kita harus bisa mengatasinya, dengan mengontrol stok baran-barang tersebut setiap harinya.

3.       Stok barang laku

Mengontrol stok barang yang laku terjual harus bisa dilakukan setiap harinya, karean itu adalah cara yang bisa dijadikan pembeda jiak ada barang yang hilang atau tidak tercatat. Kita harus bsia melakukan stok opname setiap harinya, yaitu menyamakan perhitungan dari catatan barang terjual dengan barang yang ada di toko. Ini adalah cara yang paling jitu karean kita akan bisa tahu apakah ada barang yang hilang atau tidak, saat kita sudah melakukan stocok opname. Biasanya stock opname dilakukan sebulan sekali, yaitu pada saat barang baru masuk ke dalam toko.

4.       Stok barang yang dengan sistem acak dan selalu diganti-ganti

Suatu produk yang selalu berganti-ganti atau mengalami sistem acak itu harus kita masukkan ke dalam stok, pergantian biasanya dari segi harga atau bentuk barang itu sendiri. Biasanya barang-barang ini adalah barang yang masuk dalam promo mereknya. Contohnya: jika pada bulan ini harga susu senilah Rp30.000,- dan ternyata pada bulan selanjutnya sedang ada promo yaitu barang seharga Rp20.000,- tapi bulan selanjutnya harga barang berubah lagi ke bulan sebelumnya. Ini merupakan bagian yang sangat membingungkan jika tidak ada pencatatan stok yang benar. Karean jika salah pencatatan saja itu bukan hanya merugikan toko tetapi juga para konsumen.

5.       Stok barang yang bersifat barang rentan

Stok barang yang bersifat barang rentan adalah barang yang sudah tidak laku dan tidak di-display, dan barang paling gampang dicuri. Kita harus benar-benar mengontrol stok barang yang rentan dengan teliti karena itu akan menghindarkan kita dari kerugian akibat barang yang hilang atau tidak tercatat. Namun, barang paling laku dan mahal adalah barang yang paling sering hilang, kemudian yang secara acak dan yang rentan pun sering hilang. Bila ada barang yang hilang ditanggung sebesar 0,15% dari omzet. Kalau terus hilang lebih dari itu berarti menjadi tanggung jawab pribadi, misalnya potong bonus atau potong gaji.

 

Untuk melakukan penghitungan dan pencatatan stok barang dibutuhkan sistem yang memadai berupa software inventory. Dengan menggunakan software, maka mengontrol stok akan menjadi lebih mudah. Sistem pada software memiliki field yang akan mempermudah user di mana hanya dengan menginput data, maka sistem yang akan mengolahnya. Pada umunya software inventory atau stok suddah dilengkap dengan fasilitas pencatatan data inventory dengan informasi saldo, pajak, satuan pengukuran, termin pembayaran, metode HPP, form pembelian dan penjualan, form pencatatan jurnal penyesuaian, form perakitan, dan penguraian. Fitur lain yang juga sangat penting dimiliki adalah form stock opname, buku besar barang, laporan pendukung, dan analisis manajemen persediaan. Software ini tidak hanya berfunsi untuk mengontrol, tapi juga terintegrasi dengan bagian lain seperti accounting, purchasing, receivable, payable, kasir, dan sebagainya.

Adapun laporan persediaan yang dihasilkan dari kegiatan ini adalah:

1.       Laporan kartu stok

Berisikan informasi mengenai informasi barang masuk, barang keluar, dan saldo barang. Selain melihat kuantitasnya, harga pokok juga dapat dilihat pada laporan kartu stok ini.

KARTU STOK – UMUM

MINGGU, 1 JANUARI 2017 – SELASA, 31 JANUARI 2017

B-002 ǀ Mother Board Suku Cadang
Tanggal	Nomor Referensi	Unit	Masuk	Harga Pokok	Nilai	Keluar	Harga Pokok	Nilai	Saldo	Harga Pokok	Nilai
1/1/2017	OB Opening Balance	Pcs							1500	200.000	3.000.000
1/7/2017	PJ 00000001	Pcs	200	200.000	400.000				1700	200.000	3.400.000
Total Mother Board			200	200.000	400.000	0	0	0	1700	200.000	3.400.000

 

B-005 ǀ VGA Card Suku Cadang
Tanggal	Nomor Referensi	Unit	Masuk	Harga Pokok	Nilai	Keluar	Harga Pokok	Nilai	Saldo	Harga Pokok	Nilai
1/1/2017	OB Opening Balance	Pcs							1000	100.000	1.000.000
1/7/2017	PJ 00000001	Pcs	200	100.000	200.000				1200	100.000	1.200.000
Total VGA Card			200	100.000	200.000	0	0	0	1200	100.000	1.200.000

 

 

B-006 ǀ Kabel Suku Cadang
Tanggal	Nomor Referensi	Unit	Masuk	Harga Pokok	Nilai	Keluar	Harga Pokok	Nilai	Saldo	Harga Pokok	Nilai
1/1/2017	OB Opening Balance	Pcs							2000	500.000	10.000.000
1/7/2017	PJ 00000001	Pcs	200	500.000	1.000.000				2200	500.000	11.000.000
1/20/2017	PJ 00000005	Pcs				100	500.000	500.000	2100	500.000	10.500.000
1/31/2017	PJ 00000003	Pcs	200	500.000	1.000.000				2300	500.000	11.500.000
Total Kabel			200	500.000	2.000.000	100	500.000	500.000	2300	500.000	11.500.000
Total Seluruh Stok											16.100.000

 

2.       Laporan kartu stok per gudang

Laporan ini berisikan informasi mengenai jumlah barang persediaan per gudang. Dalam laporan kartu stok per gudang ini, dapat diketahui arus keluar masuk barang atau mutasi barang serta sisa atau stok barang dari tiap-tiap gudang yang ada.

KARTU STOK PER GUDANG

MINGGU, 1 JANUARI 2017 – SELASA, 31 JANUARI 2017

B-006 ǀ Kabel Suku Cadang
Tanggal	Nomor Referensi	Unit	Masuk	Harga Pokok	Nilai	Keluar	Harga Pokok	Nilai	Saldo	Harga Pokok	Nilai
0	OB Opening Balance	Pcs							000		000
1/8/2017	PJ 00000001	Pcs	100	500.000	500.000				100	500.000	500.000
1/20/2017	IJ IJ000005	Pcs				100	500.000	500.000	000
1/31/2017	IJ IJ000003	Pcs	200	500.000	1.000.000				200	500.000	1.000.000
Total Kabel			300	500.000	1.500.000	100	500.000	500.000	200	500.000	1.000.000

 

Perakitan
Tanggal	Nomor Referensi	Unit	Masuk	Harga Pokok	Nilai	Keluar	Harga Pokok	Nilai	Saldo	Harga Pokok	Nilai
0	OB Opening Balance	Pcs							000
1/7/2017	PJ 00000001	Pcs	200	200.000	400.000				200	200.000	400.000
Total Mother Board			200	200.000	400.000	0	0	0	200	200.000	400.000

 

B-005 ǀ VGA Card Suku Cadang
Tanggal	Nomor Referensi	Unit	Masuk	Harga Pokok	Nilai	Keluar	Harga Pokok	Nilai	Saldo	Harga Pokok	Nilai
1/1/2017	OB Opening Balance	Pcs							000		000
1/7/2017	PJ 00000001	Pcs	200	100.000	200.000				200	100.000	200.000
Total VGA Card			200	100.000	200.000	0	0	0	200	100.000	200.000

 

B-006 ǀ Kabel Suku Cadang
Tanggal	Nomor Referensi	Unit	Masuk	Harga Pokok	Nilai	Keluar	Harga Pokok	Nilai	Saldo	Harga Pokok	Nilai
1/1/2017	OB Opening Balance	Pcs							00
1/7/2017	PJ 00000001	Pcs	200	500.000	1.000.000				200	500.000	1.000.000
Total Kabel			200	500.000	1.000.000	0	0	0	200	500.000	1.000.000
											2.600.000

 

3.       Laporan mutasi barang

Laporan yang berisikan informasi mengenai perpindahan barang persediaan yang terjadi pada periode tertentu.

MUTASI BARANG – UMUM

MINGGU, 01 JANUARI 2017 – SELASA, 31 JANUARI 2017

BARANG SUPLEMEN

Kode Barang	Nama Barang	Unit	Stok Awal	Stok Masuk	Stok Keluar	Stok Akhir	Saldo Awal	Nilai Masuk	Nilai Keluar	Saldo Akhir
B-003 B-004 B-007 B-008 B-009 B-010 B-011 B-012 B-013 B-014 B-015 B-016 B-017 B-018 B-019 B-020	Mouse Monitor Flashdrive Micro SD SD Card Stylus Pen UPS Processor Porteble Speaker Screen Protector Memory Card Blower Card Reader Pembersih Layar Adaptor Power Supply	Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs	2500 1000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000	200 200 600 600 1200 600 300 1700 1200 1400 800 500 500 2000 200 600	500 200 400     300   300 300 400     100 300   100	2200 1000 200 600 1200 300 300 1400 900 1000 800 500 400 1700 200 500	2.000.000 25.000.000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000	160.000 5.000.000 900.000 804.000 840.000 2.400.000 750.000 17.000.000 9.600.000 2.800.000 2.400.000 1.250.000 500.000 500.000 100.000 1.500.000	400.000 5.000.000 600.000     1.200.000   3.000.000 2.400.000 800.000     1.000.000 75.000   250.000	1.760.000 25.000.000 300.000 804.000 840.000 1.200.000 750.000 14.000.000 7.200.000 2.000.000 2.400.000 1.250.000 400.000 425.000 100.000 1.250.000
Total Barang Suplemen							27.000.000	46.504.000	13.825.000	59.679.000
Total General							27.000.000	46.504.000	13.825.000	59.679.000